delegation-poker-card

เมื่อพูดถึงการกระจายอำนาจ(delegation) มันมักจะจบลงอยู่แค่ “ไม่ฉันทำเรื่องนี้ คุณก็ต้องทำเรื่องนี้” แต่จริงๆแล้ว การกระจายอำนาจเองก็ยังมีเฉดตรงกลางระหว่างคุณกับฉัน การใช้ Delegation Poker นั้นจะช่วยให้เรารู้ว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรและระดับไหน ซึ่งจะช่วยให้พนักงานรู้ขอบเขตการตัดสินใจของตัวเองอย่างชัดเจนและกล้าที่จะตัดสินใจมากขึ้น จนในที่สุดพวกเขาก็จะ “อิน” กับองค์กรมากขึ้น 

อุปกรณ์

-ไพ่ Delegation poker 1 ชุด/คน

วิธีการเล่น

เราสามารถเล่นเกมส์ๆนี้ได้หลายรูปแบบ เพราะฉะนั้นคุณสามารถเล่นตามวิธีการเล่นที่อยู่ในนี้ หรือจะคิดค้นวิธีการเล่นของคุณเองขึ้นมาใหม่ก็ได้

  1. แต่ละคนช่วยกันเขียนสถานการณ์ที่ต้องการจะมี นโยบายในการกระจายอำนาจการตัดสินใจ
  2. คนหนึ่งคนหยิบสถานการณ์ที่เขียนขึ้นมาแล้วอ่าน ออกมากลางวง หรือ เขาอาจจะเล่าเรื่องสักเรื่องหนึ่ง จากประสบการณ์ส่วนตัวของตัวเอง
  3. แต่ละคนเลือกหยิบไพ่ที่คิดว่าเหมาะสมกับเรื่องนั้น มากที่สุด(โดยยังไม่ต้องให้คนอื่นเห็น)
  4. เมื่อทุกคนตัดสินใจเลือกได้แล้วจึงเปิดไพ่พร้อมกัน
  5. ทุกคนจะได้คะแนนตามไพ่ที่เลือก
  6. หากจำนวนคนที่เลือกไพ่คะแนนสูงที่สุดเป็น Highest minority คนๆนั้นจะไม่ได้คะแนน
  7. ให้คนที่เลือกไพ่คะแนนสูงสุด(ที่ไม่ใช่ Highest minority)กับต่ำสุดเป็นคนอธิบาย ว่าทำไมเขาถึงเลือกอย่างนั้น
  8. ให้ทุกคนตกลงไพ่ที่เหมาะกับสถานการณ์นั้นอีกครั้ง
  9. เริ่มข้อ 1 ใหม่อีกครั้ง
  10. สร้าง Delegation Board จากข้อตกลงที่ให้ไว้ร่วม กัน

กฏ Highest minority (คนกลุ่มน้อยที่เลือกไพ่คะแนนสูงสุด)เกิดจากว่า เราควรจะกระจายอำนาจให้มากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ แต่ก็ไม่ควรที่จะเว่อร์จนเกินไป คุณอาจจะเจอผู้เล่นบางคนที่เลือกแต่ 7 ในทุกๆกรณี ซึ่งถ้าหากเขาเป็นคนเดียวที่เลือก 7 ในสถานการณ์นั้น ความเห็นของเขาก็จะถูกข้ามไป(และเขาก็จะไม่ได้คะแนนด้วย) แต่ถ้ามีคน 3-4 คนที่เลือก 7 นั่นแแปลว่ามันเป็นเสียงส่วนใหญ่ (majority) แล้ว  นั่นหมายถึงว่าทุกคนที่เลือก 7 ก็จะได้คนละ 7 คะแนน

บางคนใช้วิธี Lowest minority (คนกลุ่มน้อยที่เลือกไพ่คะแนนต่ำสุด) ก็จะไม่ได้คะแนนด้วย สำหรับกรณีที่ในทีมมีหัวหน้าบางคนที่ต้องการจะควบคุมทุกอย่างให้อยู่ในการตัดสินใจของตัวเอง หรือมีสมาชิกในทีมบางคนไม่ต้องการจะตัดสินใจอะไรด้วยตัวเองเลย

เป้าหมายของการเล่น Delegation Poker

เป้าหมายของการเล่นเกมส์นี้นั้นเกิดขึ้นเพื่อให้เราสามารถกระจายอำนาจให้คนอื่นๆในทีม แต่เราก็ยังคิดว่าทีมยังมีวุฒิภาวะไม่พอที่จะตัดสินใจเองในทุกๆเรื่อง มันเป็นวิธีที่จะทำให้เราได้พูดคุยกันถึงการตัดสินใจงานแต่ละเรื่องได้อย่างเปิดอก หลายๆทีมเล่นเกมส์นี้กันโดยไม่นับคะแนนอะไรด้วยซ้ำ สิ่งสำคัญคือเราได้คุยกันและรู้ว่าสุดท้ายแล้ว “ใครต้องทำอะไร”

  1. การกระจายอำนาจ ไม่ได้มีแค่ให้กับไม่ให้ มันมีเฉดสีเทาตรงกลางอีกมากมาย
  2. การกระจายอำนาจ เป็นเรื่องที่ต้องทำแบบเป็นขั้นเป็นตอน คุณจะต้องมอบอำนาจหน้าที่ให้กับอีกคนอย่างค่อยเป็นค่อยไป ในระดับความเสียหายที่คุณรับได้
  3. การกระจายอำนาจนั้นขึ้นอยู่กับบริบทของแต่ละที่  คุณอาจจะอยากกระจายอำนาจให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่ในบางองค์กร หากคุณไปไกลเกินไป หายนะอาจจะบังเกิด

ความหมายของไพ่แต่ละตัว

delegation-poker-card

  1. บอก (Tell) คุณเป็นคนตัดสินใจแทนคนอื่นๆ บอกทุกๆคนว่าทำไมคุณถึงทำแบบนั้น และให้ทุกคนทำตามที่คุณบอก  คุณไม่จำเป็นต้องอธิบายเหตุผลให้เขาฟัง แต่หากทำได้ก็เป็นเรื่องดี
  2. ชวน(Sell)  คุณเป็นคนตัดสินใจแทนคนอื่นๆ แต่พยายามที่จูงใจให้เขาเชื่อว่าสิ่งที่คุณคิดนั้นถูกต้อง  คุณจะทำให้พวกเขารู้สึกว่าตัวเองมีส่วนร่วมในงานครั้งนี้
  3. ขอคำแนะนำ(Consult)  คุณเป็นคนขอคำแนะนำจากคนอื่นๆในเรื่องที่ต้องตัดสินใจก่อน  จากนั้นนำคำแนะนำนั้นมาเป็นตัวช่วยในการตัดสินใจว่าจะทำอย่างไร
  4. ประชาธิปไตย(Agree)  คุณเข้าไปร่วมวงประชุมที่ทุกคนในทีมเข้าร่วม หาข้อตกลงร่วมกันภายในกลุ่มว่าจะตัดสินใจอย่างไร โดยที่หัวหน้าทีมไม่ได้มีเสียงมากกว่าคนอื่นๆ
  5. ให้คำแนะนำ(Advise) คุณจะให้คำแนะนำแก่คนอื่นๆ และหวังว่าพวกเขาจะรับฟังคำแนะนำของคุณ  แต่เพียงแค่หวังเท่านั้นนะครับ  เพราะพวกเขาจะเป็นคนตัดสินใจเองว่าจะทำอย่างไร
  6. แจ้งให้ทราบ(Inquire)  คุณทิ้งการตัดสินใจทั้งหมดให้คนอื่นๆเป็นคนทำ หลังจากนั้นคุณให้พวกเขามาชวนให้คุณเชื่อว่าสิ่งที่เขาตัดสินใจทำนั้นมันดียังไง
  7. คิดเอง ทำเอง(Delegate) คุณทั้งการตัดสินใจทั้งหมดไว้ให้พวกเขา  คุณไม่จำเป็นต้องรับรู้ว่าทำไมพวกเขาถึงตัดสินใจอย่างนี้หรืออย่างนั้น  ยกงานนั้นให้เขาทั้งหมดเลย

 

Delegation Board

delegation-poker-board

คุณเริ่มด้วยการหาไวท์บอร์ด(จะเป็น spreadsheet ,กระจกห้องน้ำ หรืออะไรก็ได้ที่ทุกคนเห็นมันง่ายๆ) ด้านแนวตั้งใส่รายการสำคัญที่ต้องตัดสินใจต่างๆ ส่วนด้านยาวใส่เลข 1 – 7  เพราะฉะนั้นเราก็จะเห็นว่าบันไดการกระจายอำนาจนั้นอยู่ที่ขั้นใดในเรื่องนั้นๆ  ถ้าเรื่องนั้นอยู่ในบันไดขั้น 3 เราก็สามารถโฟกัสไปได้ว่าทุกคนได้มีส่วนร่วมในการตัดสินใจหรือยัง    ถ้าเป็นบันไดขั้น 4 เราก็สามารถโฟกัสไปได้ว่าทุกคนได้ตกลงร่วมกันในการตัดสินใจหรือยัง  ถ้าเป็นบันไดขั้น 6 เราก็สามารถโฟกัสว่าทุกคนได้บอกกับหัวหน้าทีมรึยังว่า ตัดสินใจอะไรไป เพราะอะไร

โดยในแต่ละเรื่องเราก็สามารถแยกได้ว่าจะให้ใครเป็นผู้รับผิดชอบ จะเป็นผู้รับผิดชอบแบบกลุ่ม หรือแบบเดี่ยวก็ได้ตามแต่ตกลงกัน

delegation board นี้สามารถมีได้หลายบอร์ดต่อองค์กร เช่น บอร์ดของผู้บริหาร บอร์ดของผู้จัดการ บอร์ดของทีม เพราะเรื่องๆหนึ่งอาจจะเป็นเรื่องที่ผู้บริหารคนหนึ่งจะต้องรับทำ จากนั้นผู้บริหารคนนั้นก็เอาเรื่องนี้มาแตกเป็ฯงานย่อยให้กับผู้จัดการ ผู้จัดการก็เอางานที่ได้รับมอบมาแตกให้กับทีม เพราะฉะนั้นหากบริษัทเป็นบริษัทใหญ่ การมีบอร์ดหลายบอร์ดจึงเป็นเรื่องธรรมดา

ที่มา
https://management30.com/practice/delegation-board/